○文書編さん保存規程
平成16年1月27日
規程第2号
文書編さん保存規程(昭和45年9月規程第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 公文書は、この規程の定めるところにより整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に活用しうるようにしなければならない。
(保存年限)
第2条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き次の5種とし、その区分は、別表に定めるとおりとする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 文書の保存年限は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
(文書分類)
第3条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従い分類しなければならない。
(1) 既存の分類項目では文書の分類が困難なとき。
(2) 文書の検索に不都合が生じたとき。
3 総務課は、前項に定める変更内容を確認のうえ、速やかに新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。
(文書の整理)
第4条 文書の整理は、簿冊により行う。
2 文書は、完結後直ちに簿冊に収納する。
3 文書は、最新の文書が先頭にくるように綴る。
4 簿冊の厚さは、約10センチメートルを上限とし、それを超える場合には適宜分冊する。
5 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編さんすることが困難なものは、袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にはその旨記載するものとする。
(常用簿冊)
第5条 常用簿冊は、年度が更新されても使用頻度が高い簿冊として、完結するまで現年度保管扱いの簿冊として、使用することができる。
2 常用簿冊に指定することができるものは、次の各号に掲げるものとする。
(1) 複数年度にまたがる簿冊
(2) 台帳及び名簿等の課内に常置する簿冊
2 各課は、保管簿冊を新しく作成した場合には、次の各号に掲げる方法により登録申請作業を行わなければならない。
(1) 各課の担当者は、保管簿冊通知書(様式第2号)を作成し、文書主任に提出する。
(2) 文書主任は、保管簿冊通知書と簿冊を照合し、確認したうえで、総務課に提出する。
(3) 総務課は、各課の保管簿冊通知書の情報を集約し、整理したうえで、簿冊目録(様式第3号)に登録したうえ、背表紙及び表紙の印刷を行う。
(4) 総務課は、簿冊目録の写しと印刷した背表紙及び表紙を各課の文書主任に配付する。
(5) 各課の文書主任は、総務課から配付された簿冊目録の内容を確認して課内で簿冊目録を保管し、又、総務課より配付された背表紙及び表紙は、各担当者が、該当する簿冊に貼りつける。
3 過年度保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
4 常用簿冊については、完結するまでは現年度保管の扱いとし、完結後は簿冊に完結年度を記入し、一般の簿冊の完結後と同様の扱いをするものとする。
(文書の置換え)
第7条 各課は、総務課の指示のもと、原則として毎年7月に次の各号に掲げる方法により、置換え作業を行うものとする。
2 文書の置換えは、次の各号に定める方法による。
(1) 総務課は、簿冊目録をもとに保存書庫へ置換える必要のある簿冊をとりまとめた簿冊保存指示書(様式第4号)を作成し、各課に配付する。
(2) 各課の文書主任は、配付された簿冊保存指示書を参照のうえ課内の置換え作業を指揮し、課員は簿冊の置換え作業を行う。この場合において、永年保存簿冊は、別に管理する永年保存書庫に移動するものとし、それ以外のものは各課の保存書庫に移動する。
(3) 文書主任は、作業結果に応じて簿冊保存指示書に必要事項を記入し、作業結果報告として総務課に提出する。
(4) 総務課は、各課の保存書庫と作業結果報告を照合のうえ、置換え作業が適正に行われたか点検し、問題があるときは改善の指示を出す。
(5) 総務課は、確認済みの作業結果報告をまとめたうえ、簿冊目録に修正登録を行い、修正登録した簿冊目録の写しを各課の文書主任に配付する。
(6) 文書主任は、配付された簿冊目録の写しを確認し、これを保管する。
(文書の保存)
第8条 保存書庫の簿冊の管理は、各課がそれぞれの簿冊の保存年限に従って保存期間が満了するまで行うものとする。
2 保存書庫の各課への割り当て等の調整は、総務課が行うものとする。
(保存簿冊の利用)
第9条 保存簿冊を保存書庫から持ち出し利用する場合は、原則として期間を1週間以内とし、又返却するときは、保存簿冊を元の位置に収納するものとする。
2 文書主任は、必要に応じて、保存書庫内の状況について点検し、保存簿冊の利用が適正になされるよう配慮しなければならない。
(文書の廃棄)
第10条 各課は、総務課の指示のもと、毎年7月に文書の廃棄を行う。
2 文書の廃棄は、次の各号に定める方法により行うものとする。
(1) 総務課は、簿冊目録をもとに、保存年限が満了する簿冊を取りまとめ、簿冊廃棄指示書(様式第5号)を作成する。
(2) 各課は、配付された簿冊廃棄指示書に示されている簿冊について、廃棄できるか否かを確認し、廃棄が適当と認められた簿冊は、総務課が指定する場所に搬出する。
(3) 各課の文書主任は、作業の結果に応じて簿冊廃棄指示書に必要事項を記入し、作業結果報告として総務課に提出する。
(4) 総務課は、各課の廃棄簿冊と作業結果報告を照合し、廃棄作業が適正に行われたか点検し、必要に応じ改善の指示を出す。
(5) 総務課は、廃棄簿冊についての情報を簿冊目録から廃棄簿冊目録(様式第6号)に移行し、登録の上、その写しを各課の文書主任に配付する。
(6) 各課の課長は、配付された廃棄簿冊目録の写しを確認し、これを保管する。
(7) 各課は、廃棄簿冊を村長の決裁を経た後、焼却、裁断等適切な方法により処分する。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第2号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
別表
第1種 永年保存
(1) 条例又は規則の制定又は廃案に関する文書
(2) 告示又は公告に関する特に重要な文書
(3) 訓令、通達その他内規に関する特に重要な文書
(4) 法律、条例等の解釈、運用方針に関する特に重要な文書
(5) 村長、副村長、会計管理者の事務引継書
(6) 職員の任免賞罰に関する文書及び履歴書
(7) 恩給に関する重要な文書
(8) 叙位、叙勲、表彰、褒章等に関する重要な文書
(9) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する特に重要な文書
(10) 契約、その他権利義務に関する特に重要な文書
(11) 議会に関する重要な文書
(12) 公有財産の得喪、変更、処分及び維持管理に関する特に重要な文書
(13) 不服申立て、訴訟等に関する特に重要な文書
(14) 行政界の変更等に関する文書
(15) 村行政の沿革に関する文書
(16) 総合計画、重要施策等の計画及び実施に関する重要な文書
(17) 諮問、答申、建議等に関する特に重要な文書
(18) 統計、調査、試験研究等に関する特に重要な文書
(19) 予算及び決算に関する重要な文書
(20) その他永年保存の必要があると認められる文書
(21) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
第2種 10年保存
(1) 法律、条例等の解釈、運用方針等に関する重要な文書
(2) 通達、通知その他内規に関する重要な文書
(3) 不服申立て、訴訟に関する重要な文書
(4) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する重要な文書
(5) 契約、その他権利義務に関する重要な文書
(6) 重要な事務事業の基本計画及び実施に関する文書
(7) 諮問、答申、建議等に関する重要な文書
(8) 統計、調査、試験研究等に関する重要な文書
(9) 補助金、交付金等に関する重要な文書
(10) その他10年保存の必要があると認められる文書
(11) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
第3種 5年保存
(1) 許可、認可、特許、取消し等の行政行為に関する文書
(2) 事務事業の計画及び実施に関する文書
(3) 諮問、答申、建議等に関する文書
(4) 統計、調査、試験研究等に関する文書
(5) 補助金、交付金等に関する文書
(6) 会計上の諸帳簿及び証拠書類
(7) その他5年保存の必要があると認められる文書
(8) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
第4種 3年保存
(1) 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書
(2) 陳情、要望等に関する文書
(3) 課長又はこれに準ずる者の事務引継書
(4) 報告、届出、申請等に関する文書
(5) 休暇簿、週休日振替簿等に関する文書
(6) その他3年保存の必要があると認められる文書
(7) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
第5種 1年保存
(1) 許可、認可、特許、承認、取消し等の行政行為に関する軽易な文書
(2) 事務事業の計画及び実施に関する軽易な文書
(3) 統計、調査、試験研究等に関する軽易な文書
(4) 職員の事務引継書
(5) 報告、届出、申請等に関する軽易な文書
(6) 各種連絡会議等に関する文書
(7) 各種照会、回答等に関する文書
(8) その他1年保存の必要があると認められる文書
(9) 上記各号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
1年未満保存の文書
(1) 上記各保存年限に該当しない1年未満保存の必要があると認められる文書
(2) 前号に該当する図面、写真、フィルム及び電磁的記録
