○曾爾村役場処務規程
昭和44年1月4日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 組織(第2条)
第3章 事務処理
第1節 通則(第4条―第6条)
第2節 文書等の収受及び配付(第7条―第9条)
第3節 起案及び回議(第10条―第15条の5)
第4節 浄書及び発送(第16条―第21条)
第4章 服務
第1節 通則(第21条の2―第34条の3)
第2節 出張(第35条―第37条)
第3節 当直(第38条―第44条)
第4節 非常事態(第45条・第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 曾爾村役場における組織、事務処理、服務その他事務の執行については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
第2章 組織
(課長)
第2条 課に課長を置く。
2 課長は、上司の命を受けて課の事務を処理し、課員を指揮監督する。
第3条 削除
第3章 事務処理
第1節 通則
(事務処理の原則)
第4条 事務の処理は、適正かつすみやかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。
2 職員が退職し、休職し、または転任する(地方公務員法第28条の2第1項本文の規定により他の職へ転任する場合を含む。)場合は、速やかに担当事務についてその概要、懸案事項等を記載した事務引継書を作成し、後任者または所属長の指定した職員に引き継ぎ、所属長の確認を受けなければならない。また、引継を終わつたときは、その事務引継書に前任者と後任者が連署し、課長補佐以上の職員にあつては村長に、その他の職員にあつては副村長に報告しなければならない。
(総務課の職責)
第5条 総務課は、文書管理主管課として文書事務全体に関する運営、指導、調整等を行うものとし、総務課長は、文書管理主管課長として庁内全体の文書事務を総括する。
(文書管理責任者の職責)
第5条の2 各部署(以下「課」という。)の長(以下「課長」という。)は、文書取扱責任者として課内における文書事務の責任を負う。
(文書主任の職責)
第5条の3 課長の文書事務を補佐する者として、各課に文書主任を置くものとし、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 課内の文書事務についての指導及び調整
(2) 各課において管理する文書の整理、保管、置換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮
2 文書主任は、課長が課員の中から指名する者を持って充てる。
(決裁)
第6条 すべての事務は、別に定めるところにより、決裁を経て処理しなければならない。
第2節 文書等の収受及び配付
(文書の受領)
第7条 村に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、窓口において処理する事務に関する各種申請書又は届出等のうち、各課において直接受領する必要のある文書は、各課において受領することができる。ただし、この場合においては、あらかじめ総務課長の承認を必要とする。
2 本村の主管でない文書が到達したときは、総務課において返還や転送の手続を行う。
3 送料が未納又は不足している文書は、公務上必要のあるものに限り、その料金を支払って受け取ることができる。
(文書の収受)
第8条 総務課は、受領した文書を次の各号に定める方法により処理し、各課に配付する。
(1) 親展文書、秘文書及び電報は、開封せず受付印(様式第1号)を押印する。
(2) 前号以外の文書は、開封して、文書の余白に受付印を押印する。
(文書の配付)
第9条 各課は、配付された文書を次の各号に定める方法により収受しなければならない。
(1) 親展文書、秘文書及び電報は、文書件名簿(様式第2号)に登録し、開封せず、名宛人に配付する。
(2) 現金、金券、有価証券が添付された文書は、金券等送付簿(様式第3号)に記入のうえ、文書の余白に会計管理者保管の記載をし、取扱者が押印する。現金等については、会計管理者に送付し、受領印を受ける。
(3) 物品は、配付の際に受領者から受領印を受け、物品交付簿(様式第4号)に記載する。
(4) 通常の文書は、文書件名簿に記載する。ただし、軽易な文書については、文書件名簿の記載を省略することができる。
2 収受の日時が権利の得喪に関係する文書は、余白に収受時刻を記入して、取扱者が押印し、その封皮を添付しなければならない。
3 数課に関連する文書及び物品は、関係の最も深い課に配付する。
4 課長は、各課が配付をうけた文書で、その主管に属さないものがあったときは、総務課に返付しなければならない。
第3節 起案及び回議
(文書処理)
第10条 課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に配付しなければならない。
2 文書の処理は、すみやかにこれを行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ、期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第11条 新しい事件又は重要と認められる事件の起案については、必ず回議用紙(様式第5号)を用いなければならない。
2 定例の事件については、一定の簿冊をもって処理することができる。
(回議書の記載)
第12条 回議には、必要により、本文の前に処理の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し又は添付しなければならない。
(機密を要する回議)
第13条 重要なもの、異例なもの、及び秘密の取扱いが必要なものに該当する場合は、起案者若しくは内容を説明できる者が持ち回って回議しなければならない。
(回議の順序)
第14条 回議は、起案者から決裁権者まで、順次直近の上司から行うものとする。
(合議)
第15条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係ある課に合議しなければならない。
2 合議は、事務に関係の深い課から順に行うものとする。
3 合議をうけた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
4 合議された案に対して異議のあるときは、口答をもつて協議し、協議のととのわないとき、上司の裁断を受けるものとする。
(未決文書)
第15条の2 処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。
(法令審査)
第15条の3 条例、規則及び訓令の制定又は改廃を行う場合においては、関係各課の合議を経て、総務課において審査を受けなければならない。
(廃案文書)
第15条の4 廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書しなければならない。
(決裁文書)
第15条の5 村長又は副村長の決裁を要する文書が決裁になつたとき(他の執行機関と合議を要するものについては、合議を終えたとき。)は、総務課において原議に決裁済の年月日を記入し、他課において起案したものは、すみやかにこれを主務課に返付しなければならない。
2 課長の専決に属する文書が決裁になつたときは、その主務課において原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。
第4節 浄書及び発送
(浄書)
第16条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行う。ただし、条例、規則、告示、契約の類は総務課において行う。
2 浄書を終つたときは、原議と校合し、浄書者及び校合者は原議に押印しなければならない。
(発送)
第17条 発送文書は、特定のものを除き、総務課に回付しなければならない。
2 総務課は、発送文書の回付を受けたときは、次の各号に定めるところにより、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは、翌日発送することができる。
(1) 使丁により送達する重要な文書又は物品は、送達簿(様式第6号)に記載して受領印を徴すること。
(2) 郵送する文書又は物品は、郵便発送簿(様式第7号)に記載すること。
(令達件名簿)
第17条の2 条例若しくは規則を公布し、又は訓令若しくは告示を発するときは、総務課において令達件名簿(様式第8号)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達件名簿は、条例、規則、訓令及び告示の各区分ごとに整理する。
(令達番号及び文書番号)
第18条 公文には、次の各号の定めるところにより、令達番号又は文書番号を付さなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示には、村名を冠し、総務課において各その区分に従い、前条の令達件名簿の番号を付す。
(2) 達、指令及び往復文書には、村名及び課の首字1字を冠し、文書件名簿の番号を付し、その事件完結に至るまで、往復数次にわたるも同一番号を用いる。
(3) 番号は、暦年により更新する。
(公文例)
第19条 令達の種類等公文の例式は、別に定める。
(記名及び押印)
第20条 公文の記名は、村名又は村長名を用い、庁中に対するものを除き、課長名を用いてはならない。ただし、特に村長の承認を得たものは、この限りでない。
2 外部に発する公文には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。ただし、公式に定めるものはこの限りでない。
(公印)
第21条 公印の種類及び管理については、別に定める。
第4章 服務
第1節 通則
(服務の原則)
第21条の2 職員は、全体の奉仕者としての職責を自覚し、誠実、公正に、かつ、能率的に職務を遂行するように努めなければならない。
(服務の宣誓)
第21条の3 曾爾村の職員の服務の宣誓に関する条例(昭和27年3月曾爾村条例第3号)に基づく服務の宣誓は、辞令交付後直ちに行うものとする。
(退職願)
第21条の4 職員が退職しようとするときは、やむを得ない場合を除き、その1月前までに退職願(様式第8号の2)を提出しなければならない。
(職員証)
第21条の5 職員(ただし、非常勤嘱託職員及び臨時職員を除く。以下この条において同じ。)は、常に職員証(様式第8号の3)を携帯しなければならない。
3 職員は、職員証を他人に貸与し、又は譲渡してはならない。
4 職員は、職員証の記載事項に変更を生じたとき又は職員証を紛失し、若しくは損傷したときは、総務課長に届け出て、その訂正又は再交付を受けなければならない。この場合において、再交付を受けるときは、職員証再交付願(様式第8号の5)により届け出なければならない。
5 総務課長は、職員証の交付及び返納について、職員証交付簿(様式第8号の6)により常に整理しておかなければならない。
(名札)
第21条の6 職員は、勤務時間中名札を着用しなければならない。ただし、村の施設以外の場所においては、この限りでない。
2 名札は、職員を採用したときに交付し、職員が退職するときは、直ちに返還しなければならない。
3 名札の型式は、別に総務課長が定める。
4 職員は、名札を紛失し若しくはき傷したとき、又は名札に記載した事項に変更があつたときは、名札再交付願(様式第8号の7)を提出し、再交付を受けなければならない。
(勤務時間等)
第21条の7 職員の勤務時間は、曾爾村の執務時間を定める規則(平成5年3月曾爾村規則第2号)に基づき、月曜日から金曜日までのそれぞれ午前8時30分から午後5時15分までとする。
2 職員の休憩時間は、正午から午後1時までとする。
3 勤務条件の特殊性その他の事由により、前2項の規定により難い職員の勤務時間、休憩時間については、村長の承認を得て、所属長が別に定める。
(出勤表)
第22条 職員は、出勤したとき及び退庁するときは、出勤表(様式第9号)を自らタイムレコーダに挿入し、時間を押印しなければならない。
2 前項の出勤表及びタイムレコーダは、総務課において管理する。
3 総務課長は、毎月第1項に定める出勤表により出張、休暇、欠勤、休職等を調査し、当該出勤表を整理しなければならない。
(遅刻、早退等の取扱い)
第23条 職員は、疾病その他の理由により、出勤時刻に出勤できないときは、又は勤務時間中に早退しようとするときは、事前に有給休暇又は欠勤の手続をとらなければならない。また、出勤表に時間を押印しなければならない。
2 職員が病気、災害その他やむを得ない理由により前項の規定によることができない場合には、速やかに電報、電話、伝言等により所属長に連絡しなければならない。
(勤務態度)
第24条 執務中は、言語容儀を正しくし、体面を失するような挙動を謹しみ、応接はつとめて鄭重親切を旨としなければならない。出張中もまた同様とする。
(執務中の外出)
第25条 執務時間中外出又は退出しようとする者は、上司の承認を受けなければならない。
(時間外登退庁)
第26条 執務時間外又は休日に登庁した者は、その登退庁を当直に通知しなければならない。
(欠勤の取扱い及び報告)
第27条 職員が、年次有給休暇の日数を超え、又は承認を受けず、若しくは勤務命令に反し、正規の勤務時間中に勤務しないときは、欠勤とする。
2 職員は、欠勤するとき又は欠勤したときは、事前、又は事後に欠勤届(様式第9号の2)を提出し、その承認を受けなければならない。
3 所属長は、職員が前項に定める手続をとらないで欠勤したときは、当該職員に代わつて欠勤届を作成しなければならない。
(年次有給休暇、病気休暇及び特別休暇の手続)
第27条の2 年次有給休暇の請求を行おうとする職員は、あらかじめ年次有給休暇簿(様式第9号の3)を提出し、その承認を受けなければならない。
2 病気休暇又は特別休暇を受けようとする職員は、あらかじめ病気・特別休暇届(様式第9号の4)を提出し、その承認を受けなければならない。
3 前項の届け等には、医師の診断書、母子健康手帳の写し又はその理由を明らかにする書面を添えなければならない。ただし、その理由が明白であると認められるときは、この限りでない。
(介護休暇の手続)
第27条の3 介護休暇を受けようとする職員は、介護を要する者が負傷又は疾病であるときは医師の診断書を、それ以外のときは介護を要する事情を明らかにする書面を添えて、介護休暇願(様式第9号の5)を提出し、その承認を受けなければならない。
(組合休暇の手続)
第28条 組合休暇を受けようとする職員は、組合休暇許可申請書(様式第9号の6)を提出し、その承認を受けなければならない。
(不在中の処置)
第28条の2 出張、休暇、欠勤等の場合において、急を要するもので処理未済の担当事務があるときは、当該事務を上司に申し出て、事務が停滞しないようにしなければならない。
(週休日の振替等)
第28条の2の2 職員は、週休日に勤務を命じられた場合には、その命令に係る所要事項及び勤務を割り振ることをやめた日及び時間を確認し、時間外勤務命令簿・週休日の振替命令簿・休日勤務の代休指定簿(様式第10号)に当該命令を受けた旨の確認印を押さなければならない。
(代休日の指定等)
第28条の2の3 職員は、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日又は職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成7年3月曾爾村条例第13号)に規定する年末年始の休日に勤務を命じられ、代休日の指定を申し出る場合には、その命令に係る所要事項を確認するとともに、前条の時間外勤務命令簿・週休日の振替命令簿・休日勤務の代休指定簿に代休日を記入し、その承認を受けなければならない。
(時間外勤務及び休日勤務)
第28条の3 村長は、職員に正規の勤務時間をこえて勤務させ、又は休日に勤務させようとするときは、時間外勤務命令簿・週休日の振替命令簿・休日勤務の代休指定簿(様式第10号)により命ずる。
(時間外代休時間の指定)
第28条の4 職員は、時間外代休時間の指定を申し出る場合には、時間外代休時間指定簿(様式第10号の2)に所要の事項を記入し、当該指定を受けた旨の確認印を押さなければならない。
(職務専念義務免除の手続)
第28条の5 職務に専念する義務の特例に関する条例(昭和34年3月曾爾村条例第5号)の規定に基づき職員が職務に専念する義務の免除について承認を受けようとするときは、職務専念義務免除願(様式第10号の3)を提出しなければならない。
(営利企業等従事許可の手続)
第28条の6 職員の営利企業等の従事制限に関する規則(昭和45年9月曾爾村規則第6号)第3条の規定に基づき、職員が営利企業等の従事について許可を受けようとするときは、関係書類を添付し、営利企業等従事許可申請書(様式第10号の4)を提出しなければならない。
2 職員は、営利企業等に従事することをやめたときは、速やかに営利企業等離職届(様式第10号の5)を提出しなければならない。
(官公庁への出頭の届出)
第29条 裁判所、国会、地方議会その他官公庁の召喚により出頭する者は、出頭の期日、出頭する官公庁及び召喚事項を、あらかじめ届け出なければならない。
2 前項の身元保証書には、保証人2人が連署しなければならない。
3 職員は、氏名、住所、学歴及び資格に異動が生じたときは、履歴事項変更届(様式第11号の3)を速やかに提出しなければならない。
(転籍等の届出)
第31条 転籍、転居、改氏名その他身分に異動のあつた者は、当該異動のあつた日から7日以内に、その旨を届け出なければならない。
(届出等の経由)
第32条 この訓令又は他の法令に基づき、職員が提出する身分及び服務上の願い、届け等は特別の定めがあるものを除くほかすべて村長あてとし、所属長を経由して総務課長に提出しなければならない。
(文書の開示等)
第33条 文書は、職務による場合のほか、上司の許可なくしてこれを庁外の者に開示し、又は謄写させてはならない。
(盗難の届出)
第34条 盗難があつたときは、直ちにその品名、数量、保管状況その他参考となる事項を具して、総務課長を経由して村長に届け出なければならない。
(事務引継)
第34条の2 職員が、退職し、休職し、又は転任する(地方公務員法第28条の2第1項本文の規定により他の職へ転任する場合を含む。)場合は、速やかに担当事務の要領、懸案事項等を記載した事務引継書を作成し、後任者又は所属長の指定した職員に引き継ぎ、所属長の確認を受けなければならない。
2 引継ぎを終わつたときは、引継者と引受者が連署して課長補佐以上の職にある職員については村長に、その他の職員については副村長に報告しなければならない。
(事故報告)
第34条の3 職員は、事故を起こしたときは、速やかにその旨を所属長に報告しなければならない。
第2節 出張
(出張命令簿)
第35条 職員の出張命令は、出張伺・命令書(様式第12号)によりこれをうけ、総務課に送付する。
(出張中の事故)
第36条 職員は、出張中次の各号の一に該当する場合、その事由を具して、ただちに上司の指揮を受けなければならない。
(1) 日程又は用務地を変更する必要があるとき。
(2) 疾病その他の事故により執務することができないとき。
(3) 天災事変等のため旅行を継続することができないとき。
(出張の復命)
第37条 出張をおえた者は、ただちに出張復命書(様式第13号)により復命しなければならない。
第3節 当直
(宿直及び日直)
第38条 当直は、宿直及び日直とする。
2 宿直勤務は、退庁時限から翌日の登庁時限までとする。休庁日にあつても通常日とする。
3 日直は、休庁日における通常日の登庁時限から退庁時限までとする。
(当直の任務)
第39条 当直は、勤務中における文書事務の処理及び庁中取締りを行うものとする。
(当直員)
第40条 当直の勤務に服するものは、1人とし職員をもつて輪番にこれをあてる。
2 総務課長は、毎月分の当直勤務割当表を作成し、村長の決裁を経て、毎月始め5日前までに各課長に示達する。
3 各課長は前項の示達を受けたときは、直ちに、当該課員に対して当直勤務を命令しなければならない。
4 次の各号の一に該当する者は、当直勤務に割当ててはならない。
(1) 新任で2箇月以内の者
(2) 結核性疾患にかかつている者
(当直の代勤)
第41条 各課長は、当直勤務割当表に記載されている職員が、次の各号の一に該当するときは、当該職員に交代して勤務する者を課員の中から定めてこれに当直勤務を命令し、この旨を総務課長に通知しなければならない。
(1) 忌引するとき。
(2) 疾病その他の事故により当直できないとき。
(3) 出張その他やむを得ない用務により当直できないとき。
(簿冊及び物件の引継)
第41条の2 当直員は、総務課長又は先番者から次の各号に掲げる簿冊及び物件の引継を受け、勤務が終つたときは総務課長又は次番者にこれを引き継がなければならない。
(1) 公印及び鍵
(2) 当直日誌(様式第14号)
(当直日誌)
第42条 当直員は、前条第2号の当直日誌に当直のてん末を記載し、押印しなければならない。
2 前項の当直日誌は、総務課長が管理す。
(文書等の取扱)
第43条 当直員は、当直勤務中に到達した文書等を受理したときは、次の各号に定めるところによりこれを処理しなければならない。
(1) 親展電報以外の電報は開封して余白に受領時刻を記入し、緊急重要と認められるものは、ただちに主務課長に通知しなければならない。
(2) 訴訟、訴願、異議の申立等に関する文書で、その収受日時が権利の取得、変更又は喪失に係るものは、その文書到達の日時を封皮又は余白に記入し、収受者が押印しなければならない。
2 受理した文書又は物品は、勤務が終るまで確実に保管し、勤務が終つたときは、総務課長又は次番者にこれを引継がなければならない。
(非常事故の発生)
第44条 当直員は、火災その他の非常事故が発生したときは、臨機の措置をとるとともに村長、副村長及び総務課長並びに関係のむきに急報しなければならない。
第4節 非常事態
(緊急登庁)
第45条 庁舎又はその附近に火災その他非常災害が発生したときは職員は、すみやかに登庁しなければならない。
(1) 村長、副村長、会計管理者及び各課長に急報すること。
(2) 出入口を開閉すること。
(3) 金庫及び重要物件を警戒すること。
(4) 非常持出書類を搬出し、保管すること。
附則
1 この規程は、公布の日から施行する。
2 曾爾村役場処務規程(大正4年1月内達第1号)は、廃止する。
附則(平成11年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行し平成11年8月1日からの出張者から適用し、それ以前の者については、なお従前の例による。
附則(平成12年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成16年規程第1号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第2号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(様式に関する経過措置)
2 この規程の施行の際現にある第1条の規定による改正前の曾爾村役場処務規程による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの規程による改正後の様式によるものとみなす。
3 この規程の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕つて使用することができる。
附則(平成20年規程第3号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行し、平成20年4月1日から適用する。
(様式に関する経過措置)
2 この規程の施行の際現にある改正前の曾爾村役場処務規程による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの規程による改正後の様式によるものとみなす。
3 この規程の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕つて使用することができる。
附則(平成21年規程第1号)
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。
(様式に関する経過措置)
2 この規程の施行の際現にある改正前の曾爾村役場処務規程による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの規程による改正後の様式によるものとみなす。
3 この規程の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成22年規程第1号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和3年規程第4号)
この規程は、令和4年1月1日から施行する。
附則(令和5年規程第1号)抄
(施行日)
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。
